1、文件和档案管理制度文件

发布时间：2025-02-21 16:25:06  浏览量：1  下载文档需要：2积分  

金瑞祥〔2025〕015号

 关于印发《安全生产文件档案管理制度》的通知

各单位：

    现将《安全生产文件档案管理制度》印发给你们，及时传达到全体员工，并认真贯彻执行，公司将对各单位执行情况进行考核。

泰安金瑞祥技术服务有限公司

2019年2月8日

安全生产文件档案管理制度

1 目的

为保证公司安全生产文件和档案的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，确保文件和档案的安全，制定本制度。

2 适用范围

适用于公司各种安全生产文件、记录、档案资料的管理。

3 职责

3.1安全生产部负责外来安全生产文件与资料的管理，并做好存档记录。

3.2安全生产部部负责安全生产文件和档案的管理，确保发放到各部门使用的文件资料的准确性与及时性。

4  内容与要求

4.1文件的识别

4.1.1安全生产部负责识别外来安全生产文件。

4.1.2安全生产部负责识别公司安全生产文件。

4.1.3各部门负责识别本部门的安全生产文件。

4.2文件的控制

4.2.1文件的编写、审核和批准

4.2.1.1文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性。

4.2.1.2管理文件（包括计划、文件、记录）由安全生产部负责组织编写，部门负责人审核，上报总经理批准发布，由安全生产部负责登记、发放，并注明分发号。

4.2.1.3其他文件和技术工艺文件由相关部门编写、汇总，主管领导审核，必要时报总经理批准，主管部门负责登记、发放，并注明分发号。

4.2.1.4确保文件使用的各场所都能得到相关文件的适用版本。

4.2.2文件分类登记

各部门建立文件登记表，做好文件分类登记。

4.2.3文件的发放

文件由安全生产部发至公司各部门及相关人员。文件发放应填写《文件发放登记表》，按主管领导批准的发放范围实施分类，领用部门签字后方可领用，发放的文件应确定分发号。

4.2.4文件保存周期和保存形式

公司规章制度文件的保存方式主要包括纸质文件和电子文件两种形式。所有规章制度文件需分类归档，明确保存地点和责任人。公司规章制度文件的电子文件保存应由专门的信息化部门负责，确保文件的安全性和完整性。纸质文件保存应放置在专用的文件柜中，确保文件的安全性和整洁性。

公司规章制度文件的保存期限分为永久保存期限和有限保存期限两种。永久保存期限的规章制度文件包括公司的基本法、章程、组织架构、重要会议的决议等。这类文件应永久保存，不得销毁。有限保存期限的规章制度文件包括各部门的工作制度、流程规范、员工手册等。这类文件的保存年限为3年。

4.2.5文件的借阅

如需借阅文件与资料，需经文件与资料主管部门负责人批准，并履行借阅登记手续。原版文件与资料一律不外借，防止文件与资料丢失或损坏。

4.2.6借阅、复制文件资料时，应填写《文件借阅记录表》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅。

4.2.7外来文件控制

收到外来的文件，要填入《外来文件收发登记表》，并识别其适用性，经总经理批示后，分发相关部门落实。

4.2.8文件的评审修订

每年由部门负责人和有关部门对现有管理文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时经总经理批准予以修改。

4.2.9文件的作废与销毁

4.2.9.1所有失效或作废文件，由部门部门资料员及时从所发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用。

4.2.9.2为某种原因确需保留的任何已作废的文件都应进行适当的标识，对要销毁的作废文件，由相关部门负责人批准后，由主管部门销毁。

4.3立卷归档

文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

4.3.1各部门都要建立健全文件和档案管理台账。

4.3.2归档的文件材料必须按年度立卷，编制文件、档案的编号类别。

4.3.3文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，加以整理后归档。